ASISTENTE DE GESTIÓN DOCUMENTAL POSTGRADO

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Modalidad Presencial | Sede La Paz

Propósito del Cargo

Brindar soporte operativo en la gestión documental y académico-administrativa de ARCA, orientando, recibiendo, revisando, registrando, organizando y resguardando la documentación académica de estudiantes nuevos, antiguos y egresados.

Este rol es clave para asegurar el orden, trazabilidad, actualización y custodia del archivo físico y digital institucional, así como para contribuir a una atención oportuna de requerimientos académicos, trámites estudiantiles, procesos de titulación, convalidación, certificación y auditoría documental.

Requisitos del cargo

Formación Académica

• Profesional titulado en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Gestión Documental, Archivística, Ciencias de la Información, Contaduría, Ingeniería Comercial, Ciencias de la Educación o carreras afines.

Experiencia Laboral

• Experiencia mínima de 1 a 2 años en funciones administrativas, gestión documental, archivo, registro académico, atención estudiantil, organización de expedientes o soporte académico-administrativo.

• Deseable experiencia en instituciones de educación superior, áreas académicas, registro estudiantil, titulación, archivo institucional o atención de trámites académicos.

Conocimientos Deseados

• Gestión documental física y digital.

• Organización, clasificación y custodia de expedientes académicos.

• Procesos de registro académico estudiantil.

• Revisión de documentación para inscripción, convalidación, cambio de sede, defensa, titulación y auditoría.

• Elaboración de certificados, historiales académicos, planes de estudio y documentación académica.

• Control de ingreso, salida, préstamo y devolución de documentos.

• Manejo de información confidencial y documentación sensible.

• Conocimiento básico de procedimientos académicos universitarios.

• Cumplimiento de políticas de seguridad de la información.

Herramientas Informáticas

• Google Workspace – Intermedio/Avanzado.

• MS Office: Excel, Word y PowerPoint – Intermedio.

• Sistema Operativo Windows – Básico.

• Manejo de carpetas digitales, bases de datos, registros compartidos y sistemas académicos institucionales.

Principales Funciones

1. Orientar a estudiantes, egresados y áreas internas sobre requisitos documentales para inscripción, defensa, titulación, convalidación, cambio de sede y otros trámites académicos.

2. Recepcionar, revisar y registrar documentación académica de estudiantes nuevos y antiguos, verificando el cumplimiento de requisitos establecidos.

3. Armar, organizar, actualizar y custodiar carpetas físicas y digitales de estudiantes, asegurando orden, trazabilidad y correcta clasificación documental.

4. Recepcionar, registrar y archivar documentación de convalidación, cambio de sede y otros procesos académicos, conforme a los procedimientos institucionales.

5. Elaborar certificados de notas, historiales académicos, planes de estudio con carga horaria, certificados de culminación de plan de estudios y certificados de alumno regular, según requerimiento.

6. Revisar documentación para habilitación de estudiantes a defensa interna, externa, examen externo, titulación y actos de colación.

7. Preparar formularios, carpetas y documentación requerida para procesos de habilitación, titulación y actos académicos oficiales.

8. Revisar actas de notas previo a su impresión o firma, y registrar las actas firmadas en los repositorios correspondientes para seguimiento y control.

9. Apoyar en la búsqueda, ubicación, entrega, préstamo y devolución de documentación solicitada por áreas académicas, administrativas o instancias institucionales.

10. Clasificar carpetas activas, organizar respaldos y preparar documentación para auditorías, revisiones internas o requerimientos institucionales.

11. Registrar información académica en sistemas institucionales cuando corresponda, incluyendo notas, actas, documentos y respaldos vinculados a procesos académicos.

12. Identificar documentos faltantes, inconsistencias o riesgos de extravío documental, comunicando oportunamente las observaciones y cumpliendo con la Política y Reglamento de Seguridad de la Información institucional.

Competencias Blandas Clave

1. Escrupulosidad
   Es una competencia más adecuada para este cargo porque evalúa el cuidado, precisión, rigurosidad y responsabilidad en el manejo de documentación académica, expedientes, certificados, actas y archivos sensibles.

2. Calidad del Trabajo
   Realiza sus tareas con cuidado, exactitud y revisión constante, evitando errores en expedientes, certificados, actas y documentación sensible.

3. Administración del Tiempo
   Organiza sus actividades para responder oportunamente a solicitudes documentales, trámites académicos y requerimientos internos.

4. Responsabilidad
   Asume con compromiso el resguardo, control y manejo adecuado de documentación académica estudiantil.

5. Cumplimiento de Normas (Compliance)
   Actúa conforme a procedimientos institucionales, políticas de seguridad de la información y lineamientos de gestión documental.

6. Orientación al Logro
   Enfoca su trabajo en atender requerimientos documentales de manera oportuna, precisa y eficiente, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos del área ARCA. 

7. Comunicación Efectiva
   Entrega información precisa sobre requisitos, procedimientos y estado de trámites académicos.

8. Proactividad
   Identifica documentos pendientes, riesgos de desorden, inconsistencias o necesidades de mejora en los procesos de archivo y registro.

NOTA: Recuerda que al dar clic en POSTULARME deberás completar a la brevedad posible tus evaluaciones en tu página de candidato. La postulación será válida una vez que termines TODAS las evaluaciones, incluyendo la video entrevista.